Disiplin işlemleriyle ilgili olarak memurların özlük dosyasına konulan bilgi ve belgeler bazı hallerde özlük dosyasından çıkarılabilirken, bilgi ve belgesi özlük dosyasından çıkmış disiplin cezalarının ilgili memur hakkında yapılan bazı işlemlerde esas alınması hali devam edebilmektedir.
Disiplin cezalarının özlük dosyasına eklenmesi ve silinmesi
Kurumlar tarafından her memur için ayrı ayrı olmak üzere tutulan özlük dosyalarına; memurun mesleki bilgilerine, mal bildirimlerine, hakkında yapılmış soruşturma ve denetim raporlarına, ödül ve başarı durumlarına, aldığı disiplin cezalarına ilişkin bilgi ve belgeler konulmakta ve bu dosyada yer alan bilgi ve belgeler ilgili memur hakkında yapılacak çeşitli işlemlerde göz önünde bulundurulmaktadır.
Memurlara verilen disiplin cezalarıyla ilgili olarak özlük dosyasına eklenen bilgi ve belgeler, bazı hallerde bu dosyadan silinmektedir.
-Talep üzerine özlük dosyasından silme: Özlük dosyalarına işlenmiş disiplin cezalarının silinmesi, bazı hallerde ilgili memur tarafından atamaya yetkili amire yazılı başvuruda bulunulmak suretiyle mümkün olabiliyor.
Disiplin cezasının özlük dosyasından silinmesi talebinde bulunabilmek için; söz konusu disiplin cezasının uygulanmasından itibaren belli bir sürenin geçmiş olması (uyarma ve kınama cezalarında 5 yıl, aylıktan kesme ve kademe ilerlemesinin durdurulması cezalarında ise 10 yıl), memurun disiplin cezası almasından itibaren geçen süredeki davranışlarının memurun talebini haklı kılacak nitelikte olduğu kanaatinin atamaya yetkili amirde oluşması gerekir. Bu durumda disiplin cezası özlük dosyasından silinir ve silmeye ilişkin karar özlük dosyasına konulur.
-Af nedeniyle özlük dosyasından silme: Verilmiş olan disiplin cezasının yasal bir düzenlemeyle affedilmesi halinde, af kapsamında olan disiplin cezasına ilişkin kayıtlar, ilgili memurun özlük dosyasından silinir.
-Dava hükmüne istinaden özlük dosyasından silme: Memur hakkında verilmiş olan bir disiplin cezasına karşı açılan davada cezanın iptali yönünde karar verilmesi halinde, iptal edilmiş olan disiplin cezası özlük dosyasından silinir.
Özlük dosyasından silinmiş disiplin cezasının memura etkisi
Devlet memurları hakkında verilen ve özlük dosyalarına işlenen disiplin cezaları, af veya dava hükmüne istinaden özlük dosyasından silindiğinde, bu cezaların memura artık herhangi bir etkisinin olmaması gerekir.
Öte yandan, talep üzerine atamaya yetkili amir kararıyla özlük dosyasından silinen disiplin cezaları ise silindikten sonra bile bazı hallerde memurları etkilemeye devam edebilmektedir.
Uyarma ve kınama cezalarının 5 yıl geçtikten sonra ilgili memurun talebi üzerine özlük dosyasından silinmesi mümkün olabiliyor. Ancak, özlük dosyasından silinmiş olmasına rağmen, bazı hallerde bu cezalar memur için olumsuz etki yaratabiliyor.
Bu durum, 8 yıl süre ile disiplin cezası almamış olan memurlara, ilave kademe ilerlemesi verilmesinde ve azami yükselebilecekleri derecenin bir üst derecesine yükseltilmelerinde etkisini göstermektedir.
657 sayılı Kanunun, uyarma veya kınama cezası alan memurun bu cezasının 5 yıl geçtikten sonra özlük dosyasından silinebileceğine hükmederken, aynı zamanda son 8 yıl içerisinde disiplin cezası almamış olan memura bazı haklardan yararlanma imkanı da vermesi, özlük dosyasında olmayan disiplin cezasından dolayı memurun adeta cezalandırılması sonucunu doğurabilmektedir.
Şöyle ki;
-Son 8 yıl içerisinde uyarma veya kınama cezası almış olan bir memur ilave kademe ilerlemesi yapma veya azami yükselebileceği derecenin üzerine yükselme imkanından yararlanamayacaktır.
-Memurun 6, 7 veya 8 yıl önce almış olduğu bir uyarma veya kınama cezası özlük dosyasında (5 yıl geçtikten sonra silinebildiğinden) bulunmayacaktır.
-Özlük dosyasından silinmiş olan ve varlığından artık söz edilemeyecek olan bir disiplin cezası, (son 8 yıl içerisinde alınmış olduğu gerekçesiyle) memurun yukarıda belirtilen kademe ilerlemesi ve derece yükselmesi uygulamalarından yararlanmasını engelleyecektir.