Doküman Yönetim Sistemini bünyesinde verimli bir şekilde kullanan kurumlar; işlerin aksamadan ve kesintiye uğramadan çok hızlı bir şekilde yürütülmesini sağlayarak kırtasiye, haberleşme, insan kaynağı, depolama giderleri, ofis kullanım alanları gibi maliyetlerinde önemli tasarruflar elde etmektedirler.
Söz konusu avantajlardan yararlanabilmek için 01.10.2012 tarihinden başlamak üzere Bakanlık merkez teşkilatı birimlerinde resmi evrakların aşağıda yer alan "Doküman Yönetim Sistemi Uygulama Esasları" doğrultusunda Doküman Yönetim Sistemi kullanılmaya başlanmıştır.
DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ UYGULAMA ESASLARI
1- DYS kurulum kılavuzları, yardım kılavuzları ve eğitim videoları "dys.meb.gov.tr" adresinde mevcuttur.
2- Sistemde yaşanan sorunlar ve iletişim için [email protected] adresine mail atılabilir.
3- Dys kullanımı ile ilgili tereddüde düşülen durumlarda yardım kılavuzlarından veya DYS yöneticilerinden bilgi edinilebilir.
4- DYS MEB intraneti içerisinde çalışan bir uygulamadır. DYS kurulu bilgisayar meb.gov.tr ağında olmalıdır. Bu ağ dışından sisteme bağlanılamaz.
5- DYS' de e-imza kullanacak personelden hala imzası eksik olanların ivedi şekilde e-imzalarını temin etmeleri sağlanacaktır.
6- DYS yöneticileri tarafından alt birimlerin eklenmesini tamamlanacaktır. Alt birimler eklenirken dikkatli olunması ve Bakanlık hiyerarşisinde belirtildiği şekilde doğru noktaya eklenmesi gerekmektedir. Alt birimler eklenirken Başbakanlık Devlet Teşkilatı Veri Tabanı (http://dtvt.basbakanlik.gov.tr) baz alınacaktır. Birim bilgileri girilirken yazışma kodlarının bu adresten alınması gerekmektedir. Yanlış olduğu tespit edilen birim adı, kodu vb. bilgiler hususunda Bakanlığımız Strateji Geliştirme Başkanlığı ile irtibata geçilerek Başbakanlığın gerekli düzenlemeyi yapması sağlanmalıdır. Bu birimlerin Tanım Bilgilerinin ayarlanması gerekmektedir.
7- DYS yöneticileri tarafından birim personelinin sisteme eklenmesi ve görevli bulundukları birimlere görev kayıtlarının girilmesi sağlanacaktır.
8- DYS yöneticileri deneme amacıyla oluşturdukları rolleri iptal etmeleri gerekmektedir.
9- Kurum içerisinde gerçekleşen vekâletler, kurumdan ayrılan ya da kuruma başlayan personel, görev yeri, unvanı gibi DYS'nin kurum içinde işleyişine etki eden durumlar ivedi olarak DYS yöneticilerine bildirilecek ve DYS Yöneticileri tarafından ilgili konuda gereken işlemler yapılacaktır.
10- Birimlerde DYS kullanımında işleyiş için gerekli olan "Birim Gelen Evrak Kayıt Kullanıcısı", "Birim Giden Evrak Kayıt Kullanıcısı", "Yetkili Personel Gelen Evrak" rollerinde bulunacak personelin tespit edilmesi, bu görevlere sistemden atanmaları ve görevleri hakkında DYS yöneticileri tarafından bilgilendirilmeleri gerekmektedir. Bu işleri yapacak kişilerin yedekli çalışma esası bakımında en az iki kişi olarak ayarlanması tavsiye edilmektedir. Ancak, daha fazla kişi de görevlendirilebilir.
11- Eski evrak programı evrak işleme sürecinde kullanılmayacaktır. Yalnızca eski belgeleri araştırmak, takip vb. amaçlı olarak kullanılacaktır. Sistemde oluşturulan belgeler otomatik olarak sistem içinde sayı almaktadır. Bu nedenle belge oluşturan görevlilerin herhangi bir birim ya da kişiden sayı talep etmeleri gerekmeyecektir. Aynı şekilde Bakanlığımız merkez teşkilatı birimlerine DYS dışından gelen belgeler taranarak sisteme dâhil edilecektir. Taranan belgeler de kayıt işlemi ile birlikte DYS' de gelen evrak sayısını alacaktır. Taranıp kaydedilen belgelerin üzerine birim gelen evrak kaşesi basılacak ve DYS' nin verdiği "Sayı" ve "Tarih" üzerine yazılacaktır.
12- Bakanlığımız birimlerine kâğıt ortamında ulaşan evrakın taranması, sisteme kaydedilmesi ve arşivlenmesi işlemleri, her bir birimin kendi evrak ve arşiv görevlilerince yapılacaktır. Bu nedenle birimlerimize gönderilecek tarayıcıların kurularak hazır hale getirilmesi sağlanacaktır. Kâğıt belgeler taranıp, üst veri bilgileri girilerek sisteme kaydedilecektir.
Sisteme kayıt esnasında mümkün olduğunca belge ve ekinin taranarak sisteme alınması esastır. Taranamayacak belgeler ya da nesneler için programda "Not Ekle" kısmına not yazılacaktır. Bu taranamayan belge veya nesneler de asıl yazı ile birlikte arşivlenecektir.
13- Birimlerimize kâğıt ortamında gelen evraklar tarama ve kayıt işleminden sonra, birim arşivinde Standart Dosya Planı esas alınarak arşivleme yapılacaktır. İlgili evrak sistemde hangi Standart Dosya Planı kodu ile kaydedilmişse, fiziki ortamda da aynı kodla dosya oluşturulmalı ve o dosyada arşivlenmelidir.
14- Taranarak sisteme kaydedilmiş bir belgenin veya ekinin aslına ihtiyaç duyulması halinde, birim arşivine müracaat edilir, "Arşivden Belge İsteme Formu" düzenlenerek teslim alınır ve işlemi bittiğinde arşive iade edilir.
15- Bakanlığımıza gelen evraklar, Genel Evrak Servisi tarafından zarfları açılıp tasniflenir, üzerinde muhatap birimi belli olan evraklar normal posta ile gelmiş ise zimmetsiz; iadeli-taahhütlü, APS, kargo veya kurye ile gelmişse zimmet düzenlenerek ve imza karşılığı Bakanlığımız merkez binasında bulunan birimlere dağıtıcı vasıtasıyla gönderilir. Merkez bina dışında bulunan birimler evraklarını dağıtıcıları vasıtasıyla aldırmaya devam edeceklerdir.
Üzerinde GİZLİ ibaresi bulunan zarflar açılmadan ilgili birime zimmet karşılığı teslim edilecektir.
Üzerinde "Milli Eğitim Bakanlığına" yazılı, muhatap birimi belli olmayan evraklar; Genel Evrak Servisi tarafından değerlendirilip ilgili birime, birden çok birimi ilgilendiriyorsa Bakanlığımız Müsteşarlık Özel Kalem Müdürlüğü'ne gönderilecektir.
Bakanlığımıza dilekçe vermek isteyen vatandaşlar, öğrenci, öğretmen veya kuruluşlar ilgili birimlere başvurmuş ise dilekçeleri o birimin Gelen Evrak Kayıt Görevlisi tarafından, Genel Evrak Servisine başvurmuş ise; Genel Evrak Servisindeki görevli tarafından taranıp sisteme aktarılacaktır.
16- Belge oluşturulurken doğru Standart Dosya Planı seçmeye azami özen gösterilmelidir.
17- Belgeler oluşturulurken Onay Listesi Düzenlenirken hiyerarşi göz önünde bulundurularak onay sırası aşağıdan yukarı doğru seçilmelidir.
18- Kelime İşlemci ile sistemde belge oluşturulurken gelen ekranda görülen <...> işaretleri silinmemeli ve bu işaretler arasına bir şey yazılmamalıdır. Bu alanlar sistem tarafında otomatik olarak tamamlanmaktadır.
19- DYS de oluşturulan belgeler için dağıtım yeri, ek, ilgi bilgileri üst veri bilgisi olarak Giden Evrak Oluşturma ve İş Akışı Başlatma ekranında girilmektedir. Ancak oluşturulan bu belgenin metin kısmında (Kelime İşlemci ile açılan kısım) da bu bilgilerin girilmesi zorunludur. Ancak paraf bilgileri metin kısmına yazılmayacaktır.
20- Kurum dışına giden evraklar Giden Evrak Kayıt Kullanıcıları tarafından DYS'den yazdırılarak çıktısı alınıp, ilgili belgenin e-imza ile imzalandığını belirten "Güvenli Elektronik İmzalı Aslı İle Aynıdır. ...../..../20... " yazılı kaşe ile kaşelenip, o kişi tarafından imzalandıktan sonra ilgili kurum, kuruluş veya kişilere ulaştırılmak üzere postalama işlemi yapılacaktır.
21- Doküman Yönetim Sistemi içerisinde bulunan birimlerin birbirleri ile olan yazışmalarında çıktı alınmayacaktır.
22- Doküman Yönetim Sistemi içerisinde bulunan tüm evraklar 28 Eylül tarihi itibariyle silinerek 1 Ekim 2012 tarihinden itibaren Bakanlığımız Merkez Teşkilatında DYS kullanımına geçilecektir.
Güncelleme Tarihi: 10 Ekim 2012, 00:00
